【办公自动化】Office使用技巧大全

技巧1：批量修改大小写

有时在文章录入过程中，因为不愿浪费时间在中英文之间切换，所以把所有的英文单词都以大写形式输入，如果要修改，当然不能一个一个来，否则一篇相当长的文档会让你伤透脑筋的。有了查找与替换，可以让你瞬间完成任务。按下“Ctrl+H”组合键调出查找和替换对话框，在“查找内容”中输入字母全为大写的单词，在“替换为”中输入小写的正确单词，最后点击“高级”按钮，选中“区分大小写”项，单击“全部替换”就可以了。

技巧2：数字格式批量转换

在完成一篇报告后，才发现其中最有说服力的数字显得很不清楚，这样就大大削弱了文章的说服力。为了让这些数字达到醒目的效果，可以为它们设置一些特殊格式。按下“Ctrl+H”组合键调出查找和替换对话框，将光标定位在“查找内容”框中，然后单击“高级”展开对话框，再单击“特殊字符”并选择“任意数字”，这时“查找内容”中会自动显示为“^#”。将光标定位在“替换为”框中，然后在“特殊字符”中选择“查找内容”，将显示“^&”。接着单击“格式”为数字设置一些特殊格式，比如字体加大、文字加粗以及特殊颜色等。最后单击“全部替换”就可以了。不过要注意，它会让文档中的所有数字都改变的。

技巧３：查找对话框中的快捷键

执行“编辑－查找”命令，或者按“Ctrl+F”键调出查找对话框，会发现对话框中的许多项目之后都有一个带下划线的字母，这就是此项的快捷键了，不过一定要先按Alt键才能让它们起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一处，按“Alt+M”是打开高级选项，按Alt+D/P/G，是在查找、替换、定位这三个选项卡中切换等（本技巧同样适合其它的对话框）。

另外，在进行查找/替换时，我们经常会在不关闭查找/替换对话框的情况下，切换到正文中进行修改，然后再回到查找/替换对话框中继续操作，一般都是通过鼠标点击进行切换，其实直接按Ctrl+Tab键就可以了，非常方便。

技巧４：在最后一次搜索结果中快速浏览

当你搜索完毕，退出查找对话框后，如果想回过头看看刚才的搜索结果，这时不用再打开查找对话框，直接按Ctrl+PageUp键或Ctrl+PageDown键，就可以在上一次的搜索结果中快速浏览了。

技巧５：高亮显示所有搜索出来的结果

为了让搜索出来的结果更醒目，可以让搜索的结果内容高亮显示出来。操作很简单：在查找对话框中选中“突出显示所有在该范围找出的项目”就可以了。

技巧６：替换时巧妙保留书签

假设在word中有这么一段文本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括号括起来的部分表示定义了书签，括号是为了让大家看的清楚，真实文本中并没有出现。如果在进行替换操作时，将两个人物名称换成了其它人名，那么书签也会随之丢失。但如果在定义书签时，将人名前后的空格都包括进来，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.

技巧７：使用图片替换文本

有时我们可能想用图片来替换某些文本，比如，你可能想用公司的Logo图片来替换文档中的所有公司名称，可通过下面的步骤来实现：

第一步：图片插入到文档中，选取它，再按Ctrl+X键剪切把它放到系统的剪贴板中。

第二步：按“Ctrl+H”键调出替换对话框，在“查找内容”中输入要替换的文本，在“替换为”中输入“^c”（不含引号，下同）。

第三步：可以单击“查找下一处”、“替换”一个一个替换，也可以单击“全部替换”一次性全部替换。这时文档中的被替换的文字，就都会成图片了。

技巧８：快速找出word中的域

为了增加互动性，有些人会在word中插入大量的域，数量一多，可能连作者自己都记不清了。可以通过查找功能，快速浏览这些域代码。

第一步：确定域代码为打开状态，否则按“Alt+F9”键让它们显示。

第二步：按“Ctrl+F”键调出查找对话框，在“查找内容”中输入“^d”或者“^19”，然后连续按“Alt+F”键，就可以快速浏览文档中的域了。

技巧９：巧用替换批量设置文档格式

在一些文章中，尤其是一些学术论文，会大量出现一些同样的术语或关键词，如果想让这些术语或关键词有一个统一的格式，不用一个一个设置，用替换功能很快就能完成。

第一步：找到要设置格式的第一个术语或关键词（如：“虚拟现实”），设置它的大小、字体、颜色等格式。选中设置好的术语，按“Ctrl+C”键将它复制到剪切板上。

第二步：按“Ctrl+H”键调出替换对话框，在“查找内容”中输入“虚拟现实”，在“替换为”中输入“^c”，然后单击“全部替换”按钮。文档中所有的“虚拟现实”一词，就被设置成统一的格式了。
Word篇

首先单击要添加斜线表头的表格，进入“表格－绘制斜线表头－表头样式”，选择所需样式（共有五中样式可供选择和预览）。接下来，就可以在各个标题框中输入所需的行、列标题了。当你需要调整表头大小而拖动表头单元格的边框时，表头中的组合对象不会随之移动，那么你可以选中斜线表头，然后选中表头中的组合对象的任一句柄，拖动句柄直到斜线表头合适为止。最后单击“表格－绘制斜线表头”命令，确定即可。 （提示：在使用“表格－绘制斜线表头”命令编辑表头时，新的表头将会代替原有的表头。如果表格单元格容纳不下输入的标题，你会看到警告，并且容纳不下的字符会被截掉。）Word的“自作聪明”是出了名的，比如说按回车键换行，它就会自动进行首行缩进或添加项目操作等。这些功能的本意是好的，但如果掌握不好，反而会影响到工作，下面就让我们好好调教它一番。

技巧１：移走恼人的波浪线

Word会对输入的文档自动进行拼写检查，并把那些疑似有错的单词或句子，用红色或绿色的波浪线标出来。不过对一些特殊内容文档，Word的提示可能并不正确，而满篇红红绿绿的波浪线也确实影响美观。这时，可执行“工具－选项”菜单命令，在打开的对话框上选择“拼写和语法”选项卡，将下面的“键入时检查语法”和“随拼写检查语法”两项去掉就可以了。

另外，如“FlashGet”这样的软件名称，Word也会将其视为错误，这时可以右击它，选择“全部忽略”或“添加到词典”，即可去掉波浪线了。

技巧２：去掉自动启动的输入法

启动Word 2003时，微软拼音也会随之启动了，比较讨厌。还好，可以通过设置关掉它：执行“工具－选项”菜单命令，点击“编辑”选项卡，将它下面的“输入法控制处于活动状态”项取消就可以了。

技巧３：不让网址自动变链接

Word中的自动套用格式，确实给我们带来了很大的方便，但有时也挺烦人的，在不该用的时候它也总是固执地套用。比如有时为了文档外观上的考虑，不想让Word自动将网址、E-mail地址等变成带下划线的链接方式，可在“自动－自动更正选项”对话框中，点击“键入时自动套用格式”选项卡，取消其下的“Internet及网络路径替换为超链接”项就可以了。

当然，如果是单个链接，也可以直接在链接上右击后选择“取消超链接”。

技巧４：灵活掌控自动项目符号

在Word中输入“1.XXXX”，接下来每次按回车键换行中，就会自动变成“2.XXXX”\“3.XXXX”等。假设第3项下又有多行子项，直接按回车输入，将变成“4.XXXX”、“5.XXXX”的形式，显然不是我们想要的结果。解决方法如下：

第一步：先直接按回车并输入子项一的内容，此时子项一的形式将为“4.XXX”。

第二步：将光标置于子项的行首，按Tab键，该项则自动缩进，项目符也变成了“a)XXX”的形式。继续输入其它内容，并直接按回车键操作，其它子项将自动成为“b)XXX”、“c）XXX”的形式。

第三步：第3项内容输入完毕，继续回车输入第4项内容，把光标置于该行之首，按“Shift+Tab”键，则该行项目符又恢复为“4.XXX”的形式了。

提示：如果第3项下不需要项目符，操作就更简单了，在输入子项目的时候，每次按Shift+回车键即可。

技巧５：使用自动更正快速输入特殊符号

输入一些特殊字符组合，即可快速得到一些特殊符号，如版权符号等（注意：必须是在英文状态下输入的字符）。可以执行“工具－自动更正选项”，在打开的“自动更正”的对话框中，可以发现更多Word预定义的字符组合，也可以自己定义新的字符组合。

技巧６：备份Word“自动更正”信息

将调教好的自动更正设置备份下来，可免去重装时从头再来之苦。Word自身没有备份自动更正信息的功能，需要借助其它工具，可登陆百度搜索下载“word 2002 Document:Support Template”。

安装运行“word 2002 Support Template”，打开word支持模板文件，按“Alt+F8”组合键启动“宏”对话框，选中AutoCorrectBackup宏，单击“运行”，再单击“Backup”按钮，将生成一个列表文件，默认保存为：AutoCorrect Backup Document.doc。想要恢复自动更正信息，同样在word中运行AutoCorrectBackup宏，单击“Restore”，导入上面备份的文件即可。

注意：技巧６是我从书上抄来的，并且没有试验过，原因是我用的是Office 2003，别说是word 2002 Support Template，word 2003 Support Template也找不到，所以这条技巧只能摆着看看了，当然除非群里有高手找得到这个工具。

经常进行文字处理的朋友一定不会拒绝Word 2003给我们带来的更高更快更强的体验，有人说“输”能生巧嘛，但一些技巧，只有知道了才能用好。让我们来看看，还有那些实用的技巧没有引起你的注意。

一、快速给文字加下划线

如果在Word文档中，有一段带有空格键的文本，而现在只想给该段文本中的文字加上下划线，并且忽略其中的空格。那么。请选中该段文本，然后按下“Ctrl+Shift+W”键就搞定了。

二、用特殊符号快速绘制分隔线

在用Word编辑文档时，时常会用到一些直线或是虚线作为文档的横向分隔线，常用的绘制方法是插入剪切画中的水平线来实现，但这种方法太繁琐。其实在Word中可以利用一些特殊符号加回车键的办法来快速绘制常用的横向分隔线。连续输入3个以上的“*”，再按回车键，则可以得到一条虚线；换成输入“=”，就可以得到双直线；换成输入“~”，可以得到一条波浪线；那么换成输入“#”的话，就能得到中间加粗的三直线。

三、一天不落输星期

怎样输入编号，大家应该不会陌生，但当我们想制作课程表或是备忘录等需要像输入编号一样依此输入星期的时候，一个一个地输入未免太浪费劳动力了。其实要偷懒也不难：在“格式”的“项目和编号”对话框里，选择“编号”选项卡，然后进入“自定义”找到“编号格式”。这时我们可以看到，Word允许我们输入A、B、C、甲、乙、丙、丁、壹、贰、三等编号样式，那么，试一试在“编号格式”里输入“星期一”会出现什么效果？一次使用，终身受用。当我们再次打开“项目和编号”的编号选项卡时，会发现星期一、星期二、星期三……的编号样式已经被保存了，如果我们还需要使用这个编号的时候，直接调用就可以。

四、浓缩图表汇我世界

想要在Word中展现我们再熟悉不过的鼠标、键盘、摄像头吗？想让将一些生活味道很浓的物品搬上我们的屏幕吗？还是想让形象的警示标志为我们的文文件颜色？试试设置字体为webdings和wingdings，可以马上实现。但要注意，要切换到非中文输入发状态下才能实现。

五、格式刷任我刷

格式刷的使用，朋友们一定不会陌生了，但是默认情况下，点击一下格式刷只能使用一次。想要实现一次选中，任我狂刷吗？双击试试！只要能看到游标旁边的小刷子，想怎么刷，就怎么刷！而且，请“神”容易，送“神”也不难，Ese键帮你送“神到家。”

六、字体大小想变就变

如果能够享受自由，想必谁都不愿受限制。在选中字体的情况下，一次次点击下拉箭头，一次次选择字号，真是不爽。要自由？试试“Ctrl+Shift+＜”和“Ctrl+Shift+＞”吧，它可以突破最小5磅，最大72磅的限制，自由来往于1~1638磅之间。当然直接输入所需的字体大小也行，不过这个就不能很直观地比较究竟多大才合适。

七、快速转换英文字母大小写

在Word 2000以上版本中编辑文档时，如果需要将以前输入的英文单词或句子由小写转换成大写，或由大写转换成小写，遇到这种情况大家可能都是先将原来的单词或句子删除，然后用大写或小写字母重新输入一遍。其实不用这么麻烦，只要把游标定位到句子或单词的字母中，然后同时按下“Shift+F3”快捷键，此时如果原来的英文字母是小写的，就先把句子或单词的第一个字母变为大写，再按一次快捷键，现在可以发现整个句子或单词的字母都变为大写了，再按又变回小写，每按一次快捷键字母的变化依此类推。

八、隐身文字自由切换

有没有这种体会，在编辑文档中，需要对部分文字进行保密设置或是打印时需要略去部分内容不打。最常见的是在出试卷时，我们当然想要打印出来的只有题目而隐藏答案了。这样试试看：选中需要隐藏的文字，在“格式”菜单中“字体”中，将“隐藏文字”勾选上。看看是不是所选的文字已经隐去了？再将显示/隐藏编辑标记请到工具栏上，这样就可以让文字来去自由切换了。

九、图片快速现原形

当我们进行图片、艺术字等编辑的时候，可能会进行反复的调整。但是，很可能调来整去，最后得到的还不如最初的令我们满意。这个时候，一次次使用“撤销键入”未免太折腾我们的老鼠了。如何快速让图片原形毕露呢？这个时候，只需按住Ctrl键的同时，双击该图片，就一切OK了！

十、组合键快速重输内容

在用Word编辑文稿时，常会遇到刚输入的文字或图画内容接着又重复输入。此时用复制方法当然可行，但不够方便。其实，此时只要再同时按下“Alt+Enter”组合键，那么刚才输入的内容会被自动重新输入一遍。若再按一下“Alt+Enter”组合键，将再次重复输入，非常快捷方便。

微调，顾名思义，就是幅度很小很细微的调节，掌握之后，一定能给我们编辑文档带来方便。

提示：虽然这篇文章中的每个密技都是以Word为基础进行演示，其实在Excrl、Powerpoint中试用一下，大部分密技也是有效的。

密技1：文字大小快速微调

改变文字大小，是在编辑Word文档时经常要用到的操作。有时为了设计出满意的版面，经常要对同一段文字重复进行多次字体大小的调整，以便选择一个合适的文字大小。不管是通过“格式”菜单命令还是通过点击工具栏上的字体字号下拉按钮操作，都需要好几个步骤，其实通过快捷键可以快速完成这一任务，并可以即时预览效果：首先选中要设置大小的文字，然后按下Ctrl+Shift键不放，此时再按“＞”键或“＜”键，就可以快速增加或缩小字号大小了。

密技2：字间距快速微调

扩展上一个密技，可以产生一个新的技巧：在两个字符之间插入一个空格符，然后选中这个空格符，并按Ctrl+Shift+＞（或者＜）键，就可以快速增大或缩小字号大小了。

密技3：图片大小快速微调

在Word中选中图片，图片四周会显示八个节点，拖动这些节点即可调整图片的大小。不过图片大小的调整也是以10像素为单位的，要想进行微调（以1像素为单位），可先按下Alt键不放，再拖动节点拖动即可。

密技4：视图比例快速微调

平时，我们总是通过工具栏中的视图比例下拉框来根据需要调整视图大小，不过它给定的比例是固定的，有10%、25%、50%、75%、100%、150%等。若想等比微调，可试试以下方法：按住Ctrl键不放，然后滚动鼠标中间的滑轮，就可以实现步长为10%的快速缩放了。

由于考虑到有些朋友可能鼠标上没有滑轮，经过“研究”发现下面的方法也可以实现这个目的：在“视图－显示比例”的对话框中直接输入百分比数字，这样就可以达到更细微的调整了，比如105%这样的微调。另外同样在“视图－显示比例”的对话框中点击“百分比”右侧的箭头按钮，可进行步长为1%的微调，并可以即时预览效果。

密技5：页边距快速微调

在用Word排版的时候，一般都是使用鼠标左键拖动工具栏下的滑钮来调整页边距、左右缩进、制表符等，不过这样的拖动操作会有一定的间距，有时调整的位置不尽如人意。一个常用的技巧就是，按Alt键不放再拖动滑钮，将达到微调的目的。不过还有一个大家没有注意到的技巧：就是同时按下鼠标左键和右键进入拖动操作，效果跟按下Alt键是一样的。

密技6：对象位置及大小快速微调

前面讲的对图片位置及大小的微调方法，同样适用与Word中嵌入的其它对象，如Word自绘图形、艺术字、Excel表格、Powerpoint演示文稿、视频剪辑等。这里还有一个小技巧：在用鼠标拖动调整对象（包括图片）的时候，按Shift键不放，可以确保对象做水平或垂直移动，从而不用担心移动的对象“跑偏”了。

密技7：表格绘制快速微调

　　在Word中绘制一个表格后，它的移动和大小调节的方法，与上面所说的对对象的操作差不多，不过在调整表格单元格大小的时候，还有另外的小技巧：将光标移到表格线上，当光标变成上下（或左右）箭头的时候，同时按下鼠标左键和右键并拖动，即可实现单元格大小微调了。注意：必须先放开鼠标左键，然后再放开右键，否则操作无效。

竖向选择

聪明的司马光砸缸救人，而没有费时间去找长竹竿捞出伙伴。在Word中似乎所有选择都是横向的，一旦需要删除或修改竖向排列的文字（比如空格、序号等），只能手工一点点操作吗？其实还真有一种竖向操作方式，非常快捷。按住Alt键，同时按住鼠标左键不放，顺势往下拉，会出现文字反选色块，不费吹灰之力就完成了选择。

局部保护 ：

防弹背心之所以没有把全身裹住，是为了轻便和节省材料。把Word文档分发给员工填写资料，关键内容被不慎删除的情况时有发生。别担心，把关键部分保护起来！选定需要编辑的文本（按住Ctrl键可选中不连续的内容），进入“工具－保护文档”命令，在“编辑限制”的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改（只读）”。如果允许打开文档的任何人编辑所选部分，则选中“组”框中的“每个人”复选框；如果只允许特定的个人编辑，单击“更多用户”然后输入用户名，用分号分隔，确定。最后按下“是，启动强制保护”按钮，输入密码，确定返回即可。穿上保护衣后，如果你没有获得授权，试图对文档进行编辑操作时，在状态栏会出现“不允许修改，因为次文档已经锁定”的提示。如果是允许编辑的人，单击任务窗格底部的“停止保护”按钮（或进入“工具－取消文档保护”命令），输入正确密码，就可以解除锁定了。

局部分栏：

梅花阵，进可攻，退可守，在文档中，为了版面的美观等需要，不妨摆个梅花阵。有人马上想到“格式－中文板式－纵横混排”，不错，但是我们大多数都习惯于横向排列。比如，一页里有部分内容需要分栏，而一部分不分，如何实现？

太简单了！难道“分栏”只对整篇文章起作用？首先把要分栏的段落选中，进入“格式－分栏”，就可以局部分栏了。此外，利用文本框实现文字的随意排列也非常方便，比如Excel左上角的斜线表头应用，以及PPT的文字绕图应用等。

《决战Office之巅(上)Word高级应用技巧》中介绍了自动插入图片题注，但问题是插入图片和题注后，没法让题注和图片一起移动。而且将图片设为“紧密”型后，题注的位置更是没办法移动到想移动的位置。而将题注或是题注和图片一起放在文本框里，又没办法用“全选－更新域”的办法来进行更新，因为“全选”不能选取文本框的内容。

解决方法：

题注和图片是可以一起移动的。方法是将图片插入（必须是默认的“嵌入”方式）文档之后，在图片下方插入一个空行，然后按照《决战Office之巅》一文介绍的插入图片编号。此后如果想让图片向下移动，只要在图片上方插入文字就可以把图片向下“挤”了。当然，如果想让图片向上移动，可以将图片上方的文字剪切到其他地方，然后把多余的空行删除图片就可以向上移动了。此时题注可以在行内居中、右对齐和左对齐等。

至于图片设为“紧密型”以后，文档中的文字要环绕图片排列，因此确实没有办法移动题注位置，这是由文字与图片位置关系决定的。如果你想将图片设为“紧密”之后任意移动它，建议采取在图片上设置编号的方法，它的缺点是编号修改起来比较困难。

将题注和图片一起放入文本框是解决上述问题的一个方法，它可以实现文本环绕文本框的排版效果，但确实不能使用“全选－更新域”的方法进行更新题注（图片编号）。如果你对某个编号进行了更新（增加或删除了编号），只好逐个右击该题注之后的各个题注，选择快捷菜单中的“更新域”即可。尽管这种方法比较笨拙，但是仍然比手工逐个修改题注（图片编号）要快捷，更主要的是不会出错。

当然，使用MathType 5.1也可以用于图片编号，它比Word内置的题注功能更加强大，当然使用起来也要复杂一些，这里就不再介绍了。

问题似乎解决了，但这并不是完美的解决办法，后来被这位发现问题的读者自己解决了：

在Word中给图片或表格插入题注后，题注无法和图片或表格一起移动，将图片或表格与题注一起放入文本框后虽然能够一起移动了，但没有办法用“全选－更新域”来进行更新，这在有的情况下给排版带来很多麻烦。虽然《决战Office之巅》的作者给出了回答，但都不是直接的解决办法，又会带来一些新的麻烦。不过这个问题在一个偶然的机会里被我（这里指的是那位读者，并非是笔者本人，当然这并不重要）解决了。

第一步：在插入题注后将图片或表格和题注一起选中，然后执行菜单命令“插入－文本框－横排”，将图片或表格和题注一起放入文本框中。

第二步：再选中文本框，执行菜单命令“格式－文本框”，在“文本框”选项下点击“转换为图文框”，这时会出现一个对话框，说会丢失一些图形对象格式，但在多次实验后好像丢失的只是一些排版格式，转换完成后重新设置一下就行了，所以直接点“确定”，这样就将文本框转换成了图文框了。

第三步：后面的排版过程中想怎么移动图片就怎么移，移动完毕后用“全选－更新域”就能得到正确的编号顺序了。

提示：同样可以先插入文本框，再放入图片和图注，然后把文本框转成图文框。不过要注意，绘制的文本框不能在“绘图画布”中，否则“转换为图文框”按钮将变成灰色不可选状态，此时可将文本框移出“绘图画布”就可以了。

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